Jeg er sikker på du har oplevet disse typiske “hovedpine” møder! Du kender den slags, jeg taler om–dem hvor de centrale aktører er forsinkede, ingen ved præcis hvorfor mødet blev kaldt, og der er ikke en enkelt dagsorden i syne. Alle sidder omkring undrende, “Vil denne sidste 20 minutter eller vil vi være her hele dagen?” Det er umuligt at sige!
Derefter, når mødet endelig får fra jorden, den virkelige pandemonium starter. For eksempel:
Du kan høre nogle mennesker yak uafladelig på sidelinjen, eller én eller to folk måtte hoppe på en talerstol og dominerer diskussionen.
Møde emner kan hoppe tilbage og frem så mange gange at ingen kan holde styr på hvad der faktisk bliver diskuteret.
Hvis en beslutning, ved man ikke, om det nogensinde blev indspillet eller selv om nogen enige om at det.
For at modvirke disse frustrerende problemer, afslører denne artikel fire teknikker til kører store møder og følge op på bagefter.
Først, hvor stort er problemet?
Hvad er konsekvenserne af ineffektive møder? Møder afholdt af de forkerte grunde, som ikke indebærer rigtige deltagerne, eller som ikke bruger en disciplineret møde proces kan spilde tid, ressourcer og penge i virksomheden.
Ikke alene har de potentiale til at gøre deltagerne føler sig bestandig frustreret og uproduktive, de er også en økonomisk afløb. Lige i området af omkostninger, har du nogensinde prøvet at beregne udgiften for at holde selv en enkelt uproduktive møde?
Hvis du mangedoble antallet af mennesker, der sidder i en stue af en gennemsnitlig timeløn, og tilføje omkostninger af personalegoder (overhead), vil du se, hvad jeg mener. Og det er den gennemsnitlige kostpris for en bedrift, et enkelt møde, ikke medregnet udgifter for relaterede travel, fødevarer, eller udstyr.
Du kan formere denne figur på tværs af hele virksomheden til at anslå omkostningerne ved møder pr. måned og pr. år. Som du kan forestille dig, kan at holde møder, især uproduktive dem, være et dyrt forslag!
Hvordan kan du tænder din møder rundt?
I modsætning til de kaotiske og uplanlagte møder på veldrevet møder samarbejder deltagerne om at producere et værdifuldt resultat. De forlader også møde føler, at deres tid var virkelig godt ud. At foretage enkle ændringer til protokoller for kører møder kan flytte dynamikken i en yderst effektiv måde. For at opnå fremragende resultater, kan du prøve følgende:
1. sikker på være du virkelig behøver et møde før du planlægger det.
Respektere dine kollegers travle tidsplaner. Ikke Planlæg et møde, medmindre:
Du virkelig har brug for i samarbejde med flere personer på én gang.
Deltagerne skal bidrage til, eller vil blive påvirket af en afgørende beslutning.
Du vil have forskellige folk til at lytte og reagere på hvad andre har at sige.
2. send en meddelelse om mødet og dagsordenen godt i forvejen.
Giv dine deltagere, masser af advance mærke–f.eks mindst en uge. Også overveje, om nogen af dine inviterede kan forventes at være tilgængeligt på denne dato. Hvis det er tilfældet, kan du udsætte mødet eller søge suppleanter.
Være sikker på, at dit møde meddelelse indeholder alle de vigtige oplysninger: omfatter 1) møde dato, 2) start og sluttidspunkterne, 3) formål, 4) deltagere, 5) placering med retninger eller få adgang til instruktioner og 6) den foreslåede dagsorden. På den måde vil alle vide præcis hvad de kan forvente, hvad de skal gøre, hvad deres tid engagement er, og hvad betyder det for dem!
3. gennemføre mødet ved hjælp af god facilitering teknikker.
Her er nogle af de mest effektive teknikker, professionelle facilitatorer brug:
Start til tiden; ikke belønne latecomers ved venter dem.
Træffe afgørelse om gange for hvert emne og holde os til dem.
Følg dagsordenen; undgå hoppede rundt.
Afskrække side diskussioner.
Sæt en “ingen afbryder” regel.
Stoppe, gentage og præcisere punkterne folk gør.
Test for lukning før man går videre til det næste punkt på dagsordenen.
Registrere beslutninger, handlingspunkter og forfaldsdatoer for hvert emne.
Opsummere de centrale beslutninger og handlingspunkter før lukketid.
Ende til tiden.
4. Følg bagefter med resuméer og handlingspunkter.
Når du har fuldført alt det hårde arbejde, du kan undgå at få alles ideer og beslutninger blot smelte væk, fordi ingen sendt ud en god oversigt eller gidet at spore de aftalte opgaver.
Et resumé behøver ikke at være fancy eller meget detaljerede til at være effektiv, men det bør indeholde nok stof for at informere mennesker der ikke var der, for eksempel. Resuméet skal liste 1) hvert emne, 2) de centrale punkter i hvert emne diskussion, 3) alle beslutninger, der træffes, og 4) handlingspunkter og behørig datoer. I slutningen, kan det omfatte den næste møde 5) foreslog dagsorden, 6) dato og klokkeslæt og 7) placering, hvis kendt.
Med en lille finjustering, kan du konvertere dine møder fra profit stealers til profit boostere. Processen vil omdanne kvaliteten af gruppen samarbejder og puste nyt liv i din moral og produktivitet!
Copyright 2005 Adele Sommers
